Excel avançado com 10 dicas e truques

Quer conhecer mais algumas dicas e troques do Excel para facilitar a sua via e otimizar o seu trabalho do dia a dia, algumas funções podem não ser conhecidas por pessoas que já usam o Excel por isso gostaria de compartilhar com vocês 10 dias e truques que achei interessante.

Vamos lá !!!

1. Seleção avançada

Passo 1. Marque toda a tabela com os dados que você deseja buscar e selecionar. Depois, na aba “Página Inicial”, escolha a opção “Localizar e Selecionar” e assinale “Localizar…”;

Passo 2. Na janela “Localizar e substituir”, escreva o termo que você deseja encontrar e pressione “Localizar tudo”;

Passo 3. Selecione um dos itens exibidos e aperte no teclado “Ctrl” + “A” para selecionar todos os resultados simultaneamente. Em seguida, pressione fechar – as células marcadas continuarão selecionadas;

Passo 4. Através desta seleção é possível apagar, destacar ou copiar os todos os itens selecionados, e ao mesmo tempo.

2. Transposição avançada

O recurso de transposição do Excel permite converter colunas em linhas e vice-versa. Porém, com a transposição avançada, o usuário utiliza uma fórmula, vinculando os dados da tabela transposta e fazendo com que qualquer modificação dos itens seja replicada.

Passo 1. Selecione o número de células e colunas equivalente ao número de colunas e células que você deseja transpor – por exemplo: se uma tabela é 2X5, selecione células no formato 5X2;

Passo 2. Ainda com as células marcadas, escreva a função “TRANSPOR(X:Y)” – sendo “X” a primeira célula do canto superior esquerdo da tabela, e “Y” a última célula do canto inferior direito;

Passo 3. A tabela será transposta pela função, fixando os valores originais. Contudo, qualquer alteração nos valores da tabela original alterará imediatamente os itens transpostos.

3. Segmentação de dados

O Excel conta com um filtro especial para tabelas identificadas em sua planilha. A segmentação de dados apresenta macros especiais com os itens da tabela, apresentando resultados em uma excelente disposição visual.

Passo 1. Selecione as células que serão identificados como tabela e, na aba “Inserir”, escolha a opção “Tabela”;

Passo 2. Na janela que será aberta, confira a seleção das células que formarão a tabela, marque a opção “Minha tabela tem cabeçalhos” e confirme em “OK”;

Passo 3. Em seguida, na aba “Design”, clique na opção “Inserir Segmentação de Dados” para ativar o sistema de filtragem dinâmica da tabela criada;

Passo 4. Será aberta uma janela com opções de cabeçalhos da tabela criada. Selecione os que forem necessários e pressione “OK”;

Passo 5. Criada a segmentação de dados, cada opção marcada nas janelas dos cabeçalhos irá eliminar as alternativas incompatíveis com as demais. Da mesma forma, os itens selecionados serão apresentados na tabela, enquanto os não marcados permanecerão ocultos.

4. Gerenciador de Cenário

A apresentação dos dados nas planilhas de Excel facilita a visualização de diferentes resultados. Porém, com o recurso Gerenciador de Cenário é possível alterar variáveis e fazer relatórios com uma escala dos melhores aos piores resultados possíveis.

Passo 1. Em uma planilha de cálculo, selecione os valores variáveis e, na aba “Dados”, clique no botão “Teste de Hipóteses” e, em seguida, na alternativa “Gerenciador de cenários…”;

Passo 2. Será aberta a janela “Editar cenário”. Escreva um nome no campo “Nome do Cenário” e clique em “OK” para continuar a configurar um dos possíveis cenários;

Passo 3. Em seguida, altere os valores de cada variável, de acordo com as células previamente escolhidas, e conclua em “OK”;

Passo 4. Repita a operação para adicionar outros cenários e, quando estiver satisfeito, selecione um destes, na janela “Gerenciador de Cenários, aperte em “Mostrar” para visualizar o cenário. As fórmulas da planilha incorporarão e operarão imediatamente os valores do cenário;

Passo 5. Ainda na janela “Gerenciador de Cenários”, aperte o botão “Resumir” para fazer uma planilha especial com cada cenário;

Passo 6. O “Resumo do Cenário” será criado em uma nova planilha e apresentará os cenários criados de acordo com a configuração desejada.

5. Função “CONVERTER”

O Excel conta com um enorme banco de dados de conversão para valores e medidas de temperatura, peso, tamanho etc. Para acessar e utilizar este recurso basta inserir a função “CONVERTER”, convertendo automaticamente os valores.

Passo 1. Digite a fórmula “=CONVERTER(X;” (sem aspas) para exibir a tabela de valores de conversão do Excel – sendo que “X” equivale a célula com o valor original que será escolhido. É importante digitar “;” após identificar a célula para abrir a tabela de valores (na imagem, por exemplo, foi escolhido “números em litros”);

Passo 2. Em seguida, com a formula “=CONVERTER(X;”Y”;” – sendo “Y” a medida selecionada – escolha em uma segunda tabela, compatível com a primeira, a fórmula para o qual o valor será convertido;

Passo 3. A célula com a fórmula passará a converter automaticamente qualquer valor determinado no primeiro campo, podendo ser replicada e ter medidas alteradas em outras células.

6. Células com conteúdo invisível

Com recursos para ocultar colunas inteiras de planilhas, o Microsoft Excel também oferece um truque para esconder valores de determinadas células.

Passo 1. Clique com o botão direito do mouse sobre a célula que terá a visualização ocultada e, em seguida, escolha a alternativa “Formatar células…”;

Passo 2. Na janela “Formatar célula”, na aba “Número”, escolha a opção “Personalizado” e, no campo de texto, escreva “;;;” (sem aspas);

Passo 3. O conteúdo da célula será ocultado da visualização normal da planilha, exibindo-a como um campo em branco. Porém será possível verificar o seu valor ao consultar a barra de fórmulas do Excel.

7. Análise de Dados

O Microsoft Excel tem um pacote de recursos para fazer análise de dados estatísticos mais refinados e específicos. Porém, esta ferramenta se encontra disponível na configuração original do programa.

Passo 1. Para ativar o pacote de Análise de Dados, clique na aba “Arquivos” e, em seguida, na alternativa “Opções”;

Passo 2. Será aberta uma janela com várias opções de configuração do Excel. Na parte “Suplementos”, escolha a opção “Suplementos do Excel”, na caixa de seleção da parte inferior da interface, e conclua em “Ir…”;

Passo 3. Na janela “Suplementos”, marque a alternativa “Ferramentas de análise” e aperte “OK”;

Passo 4. As opções de Análise de Dados poderão ser acessadas através de um botão na aba “Dados”, bastando escolher uma das várias alternativas para iniciar a configuração dos recursos de estatística.

8. Remover células em branco

Um truque prático e fácil para editar e padronizar planilhas de Excel é a remoção de células em branco. Apesar de não existir um recurso para fazer exatamente esta operação, a alternativa para a adequação é bem útil e versátil.

Passo 1. Em uma planilha com células em branco, selecione suas colunas e digite o comando “Ctrl” + “G” para abrir o recurso “Ir para” e clique em “Especial…”;

Passo 2. Na janela “Ir para especial”, selecione a opção “Em branco” e aperte “OK” para selecionar todas as células vazias na seleção da planilha;

Passo 3. Em seguida, na aba “Página Inicial”, clique no comando “Excluir” e selecione a opção “Excluir Células…”. Na caixa de seleção que será aberta, escolha a opção “Destacar células para cima” para manter a unidade da planilha com campos contínuos.

9. Filtro Avançado

Com um já sofisticado sistema de filtro para planilhas, o Excel também conta com o recurso de Filtro Avançado que permite formar uma nova tabela com itens extraídos da planilha original.

Passo 1. Na aba “Dados”, selecione “Avançado” para ativar a janela de configuração do Filtro Avançado. É importante também copiar o cabeçalho da planilha para não misturar células e já determinar o termo que será filtrado;

Passo 2. Na janela Filtro Avançado, determine como “Intervalo da lista” toda a planilha que será utilizada;

Passo 3. Em seguida, escolha o cabeçalho e o termo de filtragem para o campo “Intervalo de critérios”;

Passo 4. Para concluir o Filtro Avançado, marque a opção “Copiar para um novo local” e, logo abaixo, escolha o campo em “Copiar para:” e aperte “OK”;

Passo 5. O Filtro Avançado formará uma nova tabela só com as linhas que contenham o termo da filtragem

Passo 6. Da mesma forma, é possível combinar mais de dois termos e utilizar valores e indicadores numéricos para aprimorar a filtragem.

10. Função “DIATRABALHOTOTAL”

O Excel tem vários recursos para contabilizar dias e horas de trabalho, mas com a fórmula “DIATRABALHOTOTAL” é possível configurar também feriados e folgas.

Passo 1. A fórmula “=DIATRABALHOTOTAL(A;B)” (sem aspas) faz a contabilização automática do total de dias de trabalho – sendo “A” a célula com a data do primeiro dia, e “B” o campo com a data do último dia;

Passo 2. Porém, esta função conta com uma terceira variante que, além de verificar se a data cai em um final de semana, já subtrai do montante total os dias de trabalho. Para continuar a fórmula, digite “=DIATRABALHOTOTAL(A;B;C:D)” – com C e D indicando a primeira e a última célula dos feriados ou folgas;

Passo 3. A função irá apresentar o resultado automaticamente sempre que alguma de suas variantes for alterada.

Fonte: Techtudo

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